Une préparation plus simple
Les bons documents, au bon moment
Cette page s’adresse aux directions, secrétariats, responsables de CPE et gestionnaires de garderies qui préparent une journée photo avec Clic & Craie.
Chaque document indique à qui il s’adresse, quand l’utiliser et dans quel format il est offert. Les formulaires remplis ne doivent pas être téléversés sur cette page publique : l’établissement les conserve conformément à ses pratiques et transmet uniquement à Clic & Craie les renseignements nécessaires à la réalisation du service.
Transmettre vos renseignements
Le Portail Établissement
Les listes d’enfants, les autorisations des parents et les contrats ne se transmettent pas par courriel ordinaire. Ils passent par un espace privé, chiffré, accessible avec un code que je vous remets par téléphone ou par message texte.
Portail Établissement — écoles et CPE
Votre espace de planification : la liste des enfants, les consentements parentaux, l’horaire de la journée, le décor et vos documents, réunis au même endroit.
Pas de fichier sous la main? La liste se remplit aussi directement à l’écran dans le portail, ou avec le gabarit Excel plus bas. Envie de le voir avant? La démonstration est ouverte à tous, sans mot de passe.
Guide d’utilisation du Portail Établissement
Cinq pages à imprimer et à laisser au secrétariat : quoi envoyer, quoi ne jamais inscrire, la marche à suivre, la conservation et quoi faire en cas d’imprévu.
Pour les écoles
Documents pour les établissements scolaires
Utilisez le formulaire exigé ou fourni par votre centre de services scolaire. Si votre établissement possède déjà son propre document, ses directives internes demeurent prioritaires.
Consentement à la photographie — Écoles (CSSVDC)
Formulaire institutionnel à remettre aux parents avant la séance afin de recueillir le consentement global à la photographie professionnelle et aux utilisations prévues par le CSSVDC.
À vérifier avant de distribuer : certains centres de services scolaires imposent leur propre formulaire. Utilisez toujours celui qui est approuvé pour votre milieu.
Contrat de services photographiques — École
Entente à remplir par l’école et Clic & Craie pour confirmer la date, les services retenus, les responsabilités de chacun, l’organisation de la séance et les conditions applicables.
Pour les services de garde
Documents pour les CPE et les garderies
Ces documents sont conçus pour les milieux qui ne disposent pas déjà d’un formulaire institutionnel encadrant la photographie professionnelle. Vous y trouverez aussi le gabarit de liste des enfants à remplir avant la séance, ainsi qu’une feuille de préparation destinée aux familles.
Consentement à la photographie — CPE
Formulaire parental à remettre avant la séance : il autorise séparément le portrait individuel et la photo de groupe. L’usage promotionnel se consent à part, dans la galerie.
Photo de groupe : quand elle est autorisée, elle n’est visible que par les parents du même groupe. Le milieu en reçoit aussi le fichier et une impression.
Contrat de services photographiques — CPE
Entente à remplir par le milieu et Clic & Craie pour confirmer la date, les groupes, l’horaire, le rôle de l’équipe, l’accès aux galeries et les modalités de livraison.
Gabarit — liste des enfants et du personnel
Fichier Excel prêt à remplir : prénom, nom, groupe, les deux autorisations, et trois colonnes facultatives — identifiant, courriel des parents, note.
Aussi pour l’équipe : la même feuille sert à inscrire les membres du personnel à photographier — une ligne par personne, comme pour les enfants.
Préparer son tout-petit pour la journée photo
À remettre aux familles ou à afficher au vestiaire : les vêtements, le matin de la séance, la doudou, les enfants plus timides. Une page en bande dessinée parle aux petits.
Les familles l’apprécient beaucoup! Un petit coup de pouce offert pour aider les tout-petits à se préparer, sans stress.
Documents communs
Protection, information et procédures
Ces documents complètent le formulaire de consentement et le contrat de services. Ils peuvent être utilisés autant par une école que par un CPE ou une garderie.
Annexe — protection des renseignements
Annexe à joindre au contrat pour définir les rôles, les accès autorisés, les mesures de sécurité, l’hébergement, la conservation, la destruction et la gestion des incidents de confidentialité.
Consignes de transmission sécurisée
Procédure expliquant comment transmettre les listes, les statuts de consentement et les restrictions par un moyen sécurisé, tout en limitant les renseignements recueillis et les accès accordés.
Guide — Refus ou retrait du consentement
Guide pratique pour traiter un refus ou un retrait, aviser les personnes concernées et protéger discrètement l’enfant avant, pendant et après la séance de photographie.
Modification ou retrait du consentement
Formulaire pour modifier une autorisation ou retirer un consentement, avant ou après la séance, et en informer l’établissement et Clic & Craie.
Avis d’information à remettre aux familles
Avis à remettre aux familles avant la séance pour expliquer la galerie privée, le code personnel, les photos de groupe, les commandes, le soutien offert et la durée de conservation.
Liste de vérification avant la journée photo
Aide-mémoire à remplir avant la séance : les groupes, l’horaire, le lieu, les consentements, les adaptations et la personne responsable sur place.
Formulaires remplis : ils ne doivent jamais être déposés sur cette page ni envoyés par un moyen non sécurisé. Consultez les consignes de transmission sécurisée avant d’acheminer des renseignements concernant les enfants.
Avant la séance
Une marche à suivre claire pour l’équipe
Le formulaire signé demeure la preuve complète du choix du parent. L’établissement transmet à Clic & Craie les autorisations et restrictions nécessaires; Clic & Craie effectue ensuite la consignation dans KebecPhoto.
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Distribuer
Remettre le bon formulaire à chaque famille suffisamment tôt.
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Recueillir
Vérifier la signature et chacune des autorisations exprimées.
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Transmettre
Faire parvenir à Clic & Craie les autorisations et restrictions selon la méthode convenue.
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Coordonner
Informer discrètement le personnel concerné des enfants qui ne doivent pas être photographiés.
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Conserver
Garder les formulaires selon les règles internes de l’établissement.
Foire aux questions
Refus et retrait du consentement
Des réponses concrètes pour protéger l’enfant, respecter le choix du parent et éviter les erreurs le jour de la séance.
Que faire lorsqu’un parent refuse toute prise de photographies?
- Transmettez-moi le refus avant la journée photo.
- Prévenez discrètement la personne responsable du groupe.
- Je ne fais aucun portrait individuel et l’enfant n’est pas placé dans la photo de groupe.
- Prévoyez pour lui une activité ou un emplacement naturel pendant la prise de vue, sans attirer l’attention sur son refus.
Que faire lorsqu’un parent accepte certaines photos, mais en refuse d’autres?
Dans les CPE et les garderies, les portraits individuels et la photo de groupe sont deux choix indépendants. Un enfant peut donc avoir accès à sa galerie privée tout en étant exclu de la photo de groupe, ou inversement. Les utilisations promotionnelles ne sont pas comprises dans ce formulaire et nécessitent un consentement distinct. Pour les écoles du CSSVDC, le formulaire institutionnel global demeure le document de référence.
Que faire si le consentement est retiré avant la journée photo?
Le parent devrait transmettre son retrait par écrit à l’établissement, au moyen du formulaire de modification ou de retrait du consentement. La direction ou la personne responsable me prévient ensuite rapidement, avant l’arrivée des groupes, et je mets le statut à jour dans KebecPhoto. La version la plus récente du choix du parent est celle qui doit être appliquée.
Que faire si le consentement est retiré après la séance?
L’établissement note la demande et me la transmet rapidement, avec les renseignements permettant d’identifier correctement l’enfant. Je cesse alors les utilisations futures visées et je retire, lorsque c’est possible, les photographies encore sous mon contrôle des galeries ou des supports concernés.
Limite importante : le retrait ne permet pas d’effacer à distance une copie déjà téléchargée, imprimée ou remise à un parent ou à l’établissement.
Que faire pour une photo de groupe si un enfant n’a pas l’autorisation d’y apparaître?
L’enfant doit être retiré du groupe avant la prise de vue. Il est préférable d’éviter de compter sur un recadrage ou une retouche après coup, car ceux-ci ne conviennent pas toujours à la composition et augmentent le risque d’erreur. La personne qui accompagne le groupe doit connaître la restriction avant d’entrer dans l’espace photo.
Comment autoriser ou refuser une utilisation promotionnelle?
Le formulaire PDF destiné aux CPE et aux garderies n’autorise aucune utilisation promotionnelle. Une telle utilisation exige un consentement distinct recueilli dans KebecPhoto. Un refus promotionnel n’empêche donc pas les portraits individuels ni la photo de groupe lorsque ces utilisations ont été autorisées séparément.
Qui conserve les formulaires signés?
L’établissement recueille et conserve les formulaires selon ses règles internes et les exigences qui lui sont applicables. Il me transmet les renseignements nécessaires à la séance : statut autorisé ou refusé et restrictions pertinentes. Je consigne ensuite ces renseignements dans KebecPhoto. Une copie complète du formulaire ne devrait être transmise que lorsqu’elle est réellement nécessaire et par un moyen approprié.
Peut-on remplir et signer les documents numériquement?
Oui, lorsqu’une version PDF interactive est offerte et que la méthode utilisée permet d’identifier le signataire et de préserver l’intégrité du document. L’établissement doit aussi vérifier que cette façon de faire respecte ses propres politiques administratives. Une version imprimable demeure disponible lorsque la signature manuscrite est privilégiée.
Un formulaire n’est pas revenu le jour de la séance. On fait quoi?
Sans formulaire signé, je considère qu’il n’y a pas de consentement : l’enfant n’est ni photographié individuellement, ni placé dans la photo de groupe. Prévenez-moi avant le début des groupes et gardez le formulaire au dossier dès qu’il vous revient. Si le parent le rapporte plus tard, écrivez-moi : je peux encore ajouter l’enfant tant que la commande n’est pas partie en production.
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Conformité et sécurité
Ce que je fournis avant chaque journée photo
Travailler auprès d’enfants demande plus qu’un bon appareil photo. Voici les éléments que votre direction ou votre conseil d’établissement demandera, réunis au même endroit.
Antécédents judiciaires
Vérification des antécédents judiciaires faite, sans aucun dossier. L’attestation vous est remise sur demande, avant la journée photo. Si votre milieu en exige davantage, je m’y conforme.
Assurance responsabilité
Couverture en responsabilité civile professionnelle auprès de Desjardins Assurances. L’attestation vous est transmise sur demande, avant la signature du contrat.
Entreprise enregistrée
Clic & Craie est une entreprise enregistrée au Québec.
NEQ 2275823732
TPS 713003911RT0001
TVQ 4000621418TQ0001
Protection des renseignements
Formulaires de consentement, contrat de services et annexe de protection des renseignements personnels conformes à la Loi 25.
Votre centre de services scolaire ou votre bureau coordonnateur a une exigence particulière? Écrivez-moi : je m’y conforme.