Le tutoriel du portail, dans l’ordre

Avant d’avoir un portail chez moi, il y a quelques étapes. Elles prennent en tout une dizaine de minutes, réparties sur quelques jours.

Tout commence sur la page Planification. Vous me dites qui vous êtes et ce que vous cherchez. Rien ne vous engage : je vous réponds selon votre situation, même si c’est seulement une question.

Le formulaire est juste en dessous.

Le nom de votre établissement, votre ville, le type de milieu, la personne responsable, et la période qui vous conviendrait. Cinq minutes, et j’en sais assez pour vous proposer des dates.

Ensuite, on se parle. Par courriel ou par téléphone, comme vous préférez. Je vous propose des dates, vous me dites ce qui vous arrange, et on s’entend.

Quand vous confirmez, j’ouvre votre dossier. Votre code d’accès vous arrive par téléphone ou par message texte.

À votre première visite, cliquez sur « Entrer mon code d’accès ». Vous ne l’entrerez qu’une seule fois.

Le portail vous demande alors de choisir votre mot de passe. Dix caractères au minimum. Une petite phrase vaut mieux qu’un mot compliqué : elle se retient et ne se devine pas. Gardez tout de même votre code : c’est lui qui débloque le mot de passe si vous l’oubliez.

Après ça, vous entrez avec le courriel de votre dossier et votre mot de passe. Ne cochez « Rester connecté » que sur votre propre poste — au secrétariat, fermez plutôt votre session en partant.

Une dernière chose. Chaque personne devrait avoir son propre compte, jamais un compte partagé. C’est ce qui permet à l’historique de dire précisément qui a fait quoi. Écrivez-moi et j’en ouvre un autre.

Voilà. On se retrouve dans votre portail.

Vous voilà dans votre portail. Avant de parler de séances, voyons la maison : par où on entre, ce qui vous attend, et où sont rangées vos coordonnées.

L’accueil vous dit bonjour par votre prénom, puis va droit au but : voici où en est votre dossier. Rien n’est à faire d’un seul coup, et tout s’enregistre au fur et à mesure.

Juste en dessous, la liste « À faire ».

C’est le cœur du portail. Tant qu’une ligne y reste, il me manque quelque chose pour préparer votre séance. Chaque ligne porte sa date limite, et elle disparaît d’elle-même une fois faite.

Le même rappel vous suit d’un écran à l’autre, en bas de la page : il dit toujours la prochaine chose à faire. Le petit moins le replie, la croix le referme pour de bon. Il ne reviendra pas vous déranger.

Passons à votre compte. Ce sont les choses qui ne changent pas d’une séance à l’autre : votre établissement, vos lieux, vos personnes, votre façon d’entrer.

La fiche de votre établissement : le nom légal, l’adresse, la personne responsable. C’est ce qui apparaît sur votre contrat et sur tous vos documents. Corrigez-la dès que quelque chose change, et tout suit.

Vos installations. Jusqu’à dix points de service dans le même dossier : chaque séance dit ensuite laquelle est concernée. Un seul contrat les couvre toutes.

Les personnes responsables. Qui je peux joindre, à quel titre, et par quel moyen. C’est aussi ici que se décide qui reçoit mes courriels — une directrice adjointe qui prépare tout n’a pas besoin de tout recevoir.

Mot de passe et session. Vous changez votre mot de passe ici, et vous voyez d’un coup d’œil si une session est restée ouverte quelque part. Fermez-la de loin si vous avez un doute.

Le Centre d’aide réunit tout ce que vous êtes en train de regarder : le tutoriel en images, les vidéos, les guides à imprimer et les questions fréquentes. Il est toujours à un clic, en bas du menu.

Et si rien de tout ça ne répond, écrivez-moi d’ici. Le formulaire m’arrive avec le nom de votre milieu et le vôtre déjà inscrits : je sais tout de suite de quel dossier il s’agit, et je réponds moi-même.

Voilà pour la maison. Passons maintenant à ce qui bouge : vos séances, votre contrat et vos documents.

Une année peut compter une séance ou quatre. Chacune garde ses affaires, et tout ce qui les concerne se retrouve au même endroit.

« Mes séances » les montre toutes. Chaque séance garde ses dates, son décor, son horaire et sa liste d’enfants. Rien ne se mélange d’une séance à l’autre, et rien ne se recycle non plus.

Quand vous en ouvrez une, le récapitulatif dit tout d’un coup d’œil. Ce qui est réglé porte un crochet vert. Ce qui est écrit en terre cuite m’attend encore. Cliquez sur une ligne pour aller la remplir.

On commence par le contrat, parce que c’est la seule chose qui porte une date limite ferme. Le reste attend qu’une date de séance soit fixée.

Il y en a un seul, pour l’année. Toutes vos séances et toutes vos installations y sont rattachées. Je le prépare, je le signe, et il apparaît ici : vous recevez un courriel à ce moment-là.

Rien ne vous oblige à signer à l’écran. Téléchargez la version imprimable, signez-la à la main, et remettez-la-moi le jour de la séance ou par le transfert de fichiers. Un contrat signé sur papier a exactement la même valeur.

Ensuite, vos dates. Tout le reste en dépend : les échéances, l’horaire, le mot aux parents.

L’onglet « Date et lieu » demande trois choses : où je viens ce jour-là, qui m’attend à la porte, et sous quel nom vous voulez reconnaître cette séance. L’adresse et les coordonnées suivent toutes seules.

Et tout en bas de ce bloc, un bouton « Sauvegarder ».

C’est la règle partout dans le portail : vous remplissez à votre rythme, vous revenez quand vous voulez, mais rien n’est conservé tant que vous n’avez pas cliqué là.

Une tempête, une épidémie, un imprévu de calendrier : ça arrive. Dites-le-moi ici. Rien n’est annulé par ce formulaire — il m’avertit, et on convient ensemble de la suite. Pour une séance qui a lieu dans les jours qui viennent, appelez-moi plutôt.

Et s’il vous en faut une autre, demandez-la ici. Le mois qui vous conviendrait suffit : je regarde mon calendrier, je vous propose une ou deux dates, et vous confirmez d’un clic. Rien n’est retenu avant.

Reste ce qui s’écrit et ce qui s’échange.

« Tous vos documents » réunit l’inventaire de votre dossier : ce qui est signé, ce qui reste à remplir, ce que vous m’avez envoyé, et quand chaque chose s’efface. Un coup d’œil suffit.

Le transfert de fichiers sert à tout ce qui n’est pas une liste de participants : un contrat signé sur papier, une photo des lieux, un horaire déjà fait. Chaque fichier est chiffré dès son arrivée.

Et chaque fichier porte sa date d’effacement, que vous choisissez. Vous pourrez la raccourcir en tout temps. Trente jours après la séance est le minimum, et aucune liste ne survit au 30 juin.

L’historique garde la trace de chaque geste avec sa date et le nom de la personne. Et tout le dossier se met sur papier d’un seul bouton — ou s’enregistre en PDF, si votre centre de services vous le demande.

Enfin, les guides et aide-mémoires : le gabarit Excel de la liste, le guide du portail, les consignes de transmission sécurisée. À imprimer, à faire circuler, ou à garder sous la main.

Vos dates et votre contrat sont réglés. La suite, c’est la pièce la plus importante : qui sera photographié.

C’est la partie où les gens bloquent le plus. Prenons le temps : elle commence par une question, et elle finit par une liste.

La question d’abord : quelles photos je prends. La photo de groupe, celle des fratries, celle de l’équipe — prise ensemble, en mosaïque, ou pas du tout. Répondez avant la liste : c’est ce choix qui décide des étapes qu’elle vous demandera, et du temps que je réserve dans la journée.

Et une règle qui ne souffre aucune exception : une liste par séance. Un consentement donné pour une séance ne vaut jamais pour une autre. Même si les noms sont les mêmes, les autorisations repartent à zéro.

C’est pour ça que le portail commence par vous demander de quelle séance on parle. Choisissez-la avant tout le reste.

Ensuite, il vous propose la voie la plus courte. Votre brouillon en cours si vous en avez laissé un. La liste d’une séance précédente, reprise telle quelle avec ses groupes. Une liste vide. Ou l’envoi d’un fichier Excel.

Si vous partez de zéro : collez vos noms, un enfant par ligne, prénom et nom séparés. Depuis Excel, copiez directement les colonnes. Aucun reformatage n’est nécessaire — le portail range les colonnes, et vous corrigez à l’écran si quelque chose s’est mal placé.

À partir de là, cinq étapes. On passe de l’une à l’autre en cliquant sur les numéros : rien ne se perd. La petite case se remplit sur celles qui sont déjà sauvegardées, et vous pouvez fermer la page et reprendre demain.

L’étape deux est la plus importante : les autorisations, enfant par enfant. Une réponse par colonne. Sans réponse vaut un refus, tant que le formulaire d’un parent n’est pas revenu. Deux liens en tête de colonne répondent pour tout le monde d’un coup, quand tout le monde a dit oui.

L’étape trois réunit les frères et sœurs. Je regroupe d’abord ceux qui portent le même nom de famille; vous défaites ce qui n’en est pas une, et vous créez celles dont les noms diffèrent. C’est un repère pour organiser la journée, il n’y a rien de plus à faire signer.

L’étape quatre, l’équipe. Facultative. Les adultes de l’installation : éducatrices, enseignantes, direction, cuisine, soutien. Ces noms me servent à préparer d’avance un accès et une galerie pour chacun, et à n’oublier personne sur la photo d’équipe.

L’étape cinq pose les deux dernières questions : à quelle journée cette liste appartient, et le jour où elle doit disparaître de mon serveur. Puis vous envoyez.

C’est reçu. Chaque envoi porte son numéro : conservez-le. Je vérifie le contenu et je vous envoie un accusé de réception écrit, habituellement dans les deux jours ouvrables.

Une fois la liste arrivée, l’onglet « Participants » de votre séance se remplit tout seul : les groupes, les fratries, l’équipe. Vous n’avez rien à y recopier. Pour corriger quelque chose, on reprend la liste.

Et le portail retient chaque refus et chaque absence de réponse, séparément pour le portrait et pour la photo de groupe. Le jour de la séance, je sais exactement qui je ne photographie pas — sans que personne ait à le dire devant les autres.

J’ai vos noms et vos groupes. On peut maintenant préparer la journée elle-même.

Trois choses pour finir de préparer la journée : où l’on photographie, dans quel ordre, et ce que les familles reçoivent.

Le décor d’abord. Trois façons de photographier, et le droit de ne pas encore savoir. Le studio mobile : j’installe mon fond, mon éclairage et mon tabouret chez vous. L’extérieur, dans la cour ou au parc. Ou chez vous, là où les enfants vivent. « Je ne sais pas encore » est une réponse tout à fait valable.

Si vous choisissez le studio mobile, les fonds s’affichent en dessous. Cliquez sur une image pour l’agrandir : la texture se voit beaucoup mieux en grand. Dites-moi lequel vous préférez et un deuxième au cas où — je n’en apporte qu’un le jour de la séance.

Si vous photographiez dehors ou dans vos murs, envoyez-moi une photo de l’endroit. Une photo prise au téléphone suffit largement : elle me dit où sont les fenêtres, où tombe l’ombre, et la place dont je dispose. Vous pouvez aussi me demander de venir voir avant, sans frais.

Reste l’horaire. C’est le seul écran du portail qui dépend vraiment d’autre chose : il se calcule à partir des groupes de votre liste. C’est pour ça qu’on l’a gardé pour la fin.

Ça se fait en quatre temps. Vous me donnez vos heures. Je propose une journée complète. Vous l’ajustez, et je vous le dis si ça coince. Puis vous l’enregistrez ou vous me la soumettez.

Commençons par vos heures : celle à laquelle je commence, celle à laquelle je devrais avoir fini, et ce que vous voulez faire des pauses. Vos groupes, eux, je les ai déjà — ils viennent de la liste que vous m’avez transmise.

Voici la proposition. Chaque ligne est un groupe. Les boutons moins et plus changent sa durée, les flèches la déplacent, et toutes les heures se recalculent toutes seules. C’est une proposition, pas une décision.

Et le portail compte à votre place. Si la journée déborde, il le dit et il propose : raccourcir un groupe, retirer une pause, ou prévoir une seconde journée. Il vous dit aussi quand une durée est confortable. Rien ne se décide sans vous.

Le ruban montre la même journée à l’échelle du temps. Il se lit, il ne se modifie pas : les changements se font dans le tableau, et le ruban suit aussitôt.

Et quand la séance déborde sur deux jours, la vue d’ensemble les montre côte à côte. Un groupe passe de l’une à l’autre par la colonne « Journée » du tableau.

Et si vous avez déjà fait votre horaire dans Word, dans Excel, ou même photographié sur une feuille : envoyez-le tel quel. Je m’adapte au vôtre plutôt que l’inverse.

Dernière chose, et elle est facultative : le mot aux parents. Il vient en dernier parce qu’il a besoin de tout le reste — la date, le lieu, le décor.

C’est un rappel amical à faire circuler la semaine d’avant : la date, l’endroit, et les couleurs qui rendent le mieux devant le fond que vous avez choisi. Il est déjà écrit, adapté à votre décor. Vous n’avez rien à rédiger.

Trois photos du décor au plus, et votre logo. Le document se met à votre nom, avec vos coordonnées, et vous le téléchargez en PDF ou vous l’envoyez tel quel par courriel.

Votre journée est prête : le décor est choisi, l’horaire tient debout, et les familles sont prévenues. Il ne reste plus qu’à photographier.

La séance est passée. Le portail ne se referme pas pour autant : il vous reste une question à me répondre, et deux ou trois choses à savoir.

Le lendemain de la séance, un onglet de plus apparaît : Reprise. Il n’existe pas avant — il n’aurait rien à dire. La question est simple : est-ce qu’il manque quelqu’un? Un enfant absent, un enfant malade, une photo qui ne convient pas. Vous répondez dans un sens ou dans l’autre, et vous pourrez toujours revenir sur votre réponse.

Une reprise n’est pas une nouvelle séance. C’est la même : les autorisations des parents valent encore, et vous n’avez rien à faire signer de nouveau.

Si vous répondez oui, votre liste s’ouvre. Laissez le tiret devant ceux qui n’ont besoin de rien, et choisissez un motif pour les autres. Une ligne reste grise : celle d’un enfant dont le portrait a été refusé par ses parents. Le portail ne vous laisse pas la cocher par mégarde. Vous n’avez pas de date à choisir — je reprends contact avec vous.

Dès que vous avez répondu, la séance quitte la liste des séances en cours et passe dans les archives. Elle garde tout : son horaire, son décor, son historique.

Une séance annulée se range à côté, dans sa propre archive. Rien n’est supprimé, et une séance retirée peut toujours être redemandée.

Reste ce qui vient de moi. Jusqu’ici, tout allait de vous vers moi. Après la séance, ça s’inverse.

Dans « Tous vos documents », à l’école, une ligne vous attend : les photos pour GPI et le Portail Parents. L’archive des portraits, nommés par le numéro de fiche de chaque enfant. Elle est marquée « en attente » tant que je n’ai rien déposé — et vous n’avez rien à faire d’ici là. Je la dépose quand les photos sont prêtes, vous recevez un courriel, et le secrétariat l’importe dans GPI.

Votre dossier vous attend l’année suivante, avec vos installations et vos contrats déjà en place. Merci de m’avoir suivie. On se reparle bientôt.