Politique de confidentialité

Portée et responsabilité

Cette politique s’applique aux renseignements personnels sous le contrôle de Rébecca Vandal dans le cadre des activités de photographie scolaire et préscolaire offertes sous le nom Clic & Craie. Elle couvre notamment le site clicetcraie.com, les formulaires, les communications, la planification, la prise de vue, le traitement photographique, le soutien aux familles et les renseignements nécessaires au suivi des commandes.

Les opérations confiées à des prestataires, notamment les galeries, les commandes, le paiement et l’impression, sont détaillées à la section « Prestataires et communications ». Leurs propres politiques peuvent aussi s’appliquer aux renseignements qu’ils contrôlent directement, sans retirer à Rébecca Vandal ses responsabilités pour les renseignements sous son contrôle.

Responsable

Rébecca Vandal

Titre

Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel

confidentialite@clicetcraie.com

Coordonnées

2, rue Touchette, Sainte-Cécile-de-Milton (Québec) J0E 2C0
450 578-3682

Renseignements recueillis

Seuls les renseignements raisonnablement nécessaires à des fins légitimes sont recueillis. Ils peuvent provenir directement d’un parent, d’un membre du personnel, d’un visiteur du site ou d’une personne qui commande; d’un établissement scolaire ou préscolaire autorisé à les transmettre; ou encore d’un prestataire qui soutient le service.

Coordonnées et demandes

• nom, rôle, établissement, adresse courriel, numéro de téléphone;
• contenu d’un message, d’un formulaire de contact ou d’une demande de planification;
• renseignements nécessaires pour comprendre et traiter une demande de soutien, une réclamation ou un retrait d’image.

Planification et séances

• nom ou identifiant de l’enfant, établissement, classe ou groupe;
• une ou deux adresses courriel de parent par enfant, lorsque l’établissement les transmet avec sa liste. Elles sont facultatives et servent uniquement à prévenir la famille que la galerie de son enfant est ouverte et à lui rappeler la date limite de commande; chaque message porte un lien de désabonnement, et l’adresse s’efface avec la liste dont elle provient;
• photographies, fichiers de travail, métadonnées techniques et association entre une image et la bonne galerie;
• présence, absence ou information administrative nécessaire au déroulement de la séance;
• consignes fonctionnelles utiles pour accueillir un enfant ou adapter la séance, lorsqu’elles sont volontairement communiquées et réellement nécessaires.

Galerie, commande et soutien

• code d’accès utilisé, compte, choix de produits et historique de commande;
• nom, courriel, adresse de livraison et renseignements transactionnels nécessaires au suivi;
• numéro de commande, état de production, livraison, remboursement ou contestation.

Les données complètes de carte sont recueillies directement par Stripe; Rébecca Vandal et Clic & Craie ne reçoivent pas le numéro complet de la carte.

Données techniques du site

Selon les choix de témoins et les fonctions utilisées : adresse IP, type d’appareil, navigateur, pages consultées, interactions, provenance de la visite, choix de consentement et données de mesure d’audience. La Politique de témoins fournit l’inventaire à jour.

Photos d’enfants et consentement

Les photographies d’enfants et les renseignements permettant de les relier à une identité commandent un degré élevé de prudence. Avant la séance, Clic & Craie et l’établissement déterminent le processus d’information et d’autorisation applicable. L’établissement demeure responsable des renseignements et autorisations qu’il recueille dans le cadre de ses propres obligations; Clic & Craie demeure responsable des renseignements qu’elle recueille ou détient.

• La collecte directe de renseignements auprès d’un enfant de moins de 14 ans exige le consentement du parent, du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice de l’enfant ou qu’une autre exception légale s’applique.
• Pour un enfant de moins de 14 ans, tout consentement requis à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements doit également être donné par le parent, le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur.
• À partir de 14 ans, le consentement peut, selon la loi et le contexte, être donné par le jeune lui-même ou par le parent ou titulaire de l’autorité parentale.
• Un consentement destiné au portfolio, au site, à la publicité ou aux réseaux sociaux est demandé séparément de la participation à la séance et de la commande.

Les images sont déposées dans une galerie privée protégée par un code. Clic & Craie n’utilise pas de reconnaissance faciale ni de technologie biométrique pour identifier les enfants.

Utilisation des renseignements

• répondre à une demande, préparer une proposition et communiquer avec un établissement ou une famille;
• planifier et réaliser les séances de façon sécuritaire, organisée et adaptée;
• sélectionner, traiter, nommer et associer correctement les photographies;
• créer les galeries privées et permettre la consultation, la commande et le téléchargement;
• produire, expédier, corriger ou rembourser un produit lorsque la situation le requiert;
• offrir du soutien, traiter une plainte, prévenir la fraude et diagnostiquer un problème technique;
• tenir les dossiers contractuels, fiscaux et comptables requis;
• mesurer et améliorer le site lorsque les témoins correspondants ont été volontairement activés;
• publier une photographie ou un témoignage uniquement lorsque le consentement approprié a été obtenu.

Clic & Craie ne vend ni ne loue les renseignements personnels. Ils ne sont pas utilisés à une nouvelle fin incompatible sans obtenir le consentement requis ou s’appuyer sur une autorisation légale applicable.

Consentement et choix

Avant de recueillir un renseignement, Clic & Craie évalue s’il est nécessaire à une fin légitime, importante et réelle. Lorsque le consentement est requis, il doit être manifeste, libre, éclairé, spécifique, compréhensible, limité à la durée nécessaire et demandé distinctement pour chaque fin qui le commande.

Un consentement peut être retiré pour l’avenir, sous réserve d’une obligation légale ou contractuelle et d’un préavis raisonnable. Le retrait peut empêcher Clic & Craie de fournir un service qui dépend réellement du renseignement visé, mais le refus d’une utilisation promotionnelle n’empêche pas de participer à la séance ni de commander des photos.

Les fonctions de statistiques, de profilage ou de marketing du site ne doivent pas être activées par défaut. Elles sont contrôlées par l’outil de consentement et peuvent être refusées sans empêcher l’accès au contenu principal.

Prestataires et communications

Des renseignements peuvent être communiqués à un prestataire uniquement dans la mesure nécessaire à son mandat, à la sécurité du service ou au respect de la loi. Les principaux intervenants sont les suivants :

Les prestataires doivent protéger la confidentialité des renseignements et ne les utiliser que pour les fins autorisées, sous réserve de leurs propres obligations légales. Des renseignements peuvent aussi être communiqués si la loi l’exige, pour exécuter une ordonnance, protéger un droit ou gérer un incident de confidentialité.

Politiques utiles : KebecPhoto, Stripe, Lord Photo et Hostinger.

Traitement hors Québec

KebecPhoto indique héberger au Québec les photographies, listes d’élèves et codes d’accès de sa plateforme. D’autres prestataires — notamment Stripe, Hostinger, Google, Microsoft ou Meta — peuvent toutefois traiter certains renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada, où des règles différentes peuvent s’appliquer.

Avant de confier des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Clic & Craie applique les exigences légales pertinentes, notamment l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsqu’elle est requise, la limitation des renseignements communiqués et la mise en place de mesures contractuelles et de sécurité appropriées au contexte.

Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire à leur fin, puis détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet et qu’une fin sérieuse et légitime le justifie.

Mesures de sécurité

Clic & Craie applique des mesures raisonnables tenant compte de la sensibilité, de la quantité, de la finalité, du support et de la répartition des renseignements. Selon le contexte, ces mesures comprennent notamment :

• des galeries protégées par des codes d’accès uniques;
• un accès limité aux personnes qui en ont besoin pour leur travail;
• des appareils, comptes et transferts protégés par des mesures techniques appropriées;
• la limitation des renseignements transmis aux établissements et aux prestataires;
• des procédures de sauvegarde, de suppression et de gestion des incidents;
• des engagements de confidentialité et des clauses contractuelles avec les prestataires lorsque requis.

Aucune mesure ne peut garantir une sécurité absolue. Ne publiez jamais le code privé d’une galerie et signalez rapidement tout accès inhabituel, message suspect ou perte de carte d’accès.

Témoins et technologies

Le site utilise des témoins nécessaires à son fonctionnement ainsi que, lorsque la personne les active, des technologies de préférence, de statistiques ou de marketing. Les services facultatifs peuvent notamment comprendre Google Analytics, Microsoft Clarity, Google Maps ou des contenus liés à Meta, selon la configuration en vigueur.

L’inventaire à jour, les finalités, les durées et les réglages permettant de modifier vos choix se trouvent dans la Politique de témoins.

Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels détenus à votre sujet ou au sujet d’un enfant pour lequel vous êtes autorisé à agir;
• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• le retrait d’un consentement pour l’avenir ou la cessation d’une utilisation fondée sur ce consentement;
• la destruction d’un renseignement lorsque sa conservation n’est plus nécessaire ou autorisée;
• la cessation de diffusion, la désindexation ou la réindexation dans les situations prévues par la loi;
• la communication de certains renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Envoyez une demande écrite à confidentialite@clicetcraie.com. Une vérification raisonnable de l’identité et, lorsqu’il s’agit d’un enfant, de l’autorité pour agir peut être demandée. Clic & Craie répond dans le délai légal, généralement 30 jours. Un refus est expliqué par écrit avec les recours disponibles.

Pour les renseignements contrôlés directement par KebecPhoto, une demande peut aussi être adressée à son responsable à confidentialite@kebecphoto.com. Clic & Craie peut aider à diriger la demande vers le bon intervenant.

Incident de confidentialité

Clic & Craie tient un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements sous son contrôle et prend rapidement les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et prévenir une répétition.

Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées sont avisées avec diligence, conformément à la loi. Un incident touchant un prestataire fait également l’objet d’une coordination avec celui-ci selon les responsabilités de chacun.

Questions, plaintes et modifications

Toute question, objection ou plainte peut être adressée confidentiellement à Rébecca Vandal, responsable de la protection des renseignements personnels. La demande sera examinée et une réponse motivée sera transmise.

Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec. Selon la nature interprovinciale ou fédérale du traitement, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peut également être compétent.

La politique peut être modifiée lorsque les pratiques, les outils, les prestataires ou les obligations évoluent. La date de la version en vigueur est affichée en haut. Toute modification importante est portée à l’attention des personnes concernées par un moyen approprié.